Amikor egy cég budapesti munkavállalói szállást foglal, a számla általában olyan valaki asztalára kerül, aki sosem látta a lakást: a pénzügy, nem a HR. Annak a személynek olyan dokumentumra van szüksége, amit a könyvelési rendszerük és az adóhatóság is elfogad — egy szabályos vállalati lakás Budapest ÁFás számla a cég adószámával, helyes ÁFA-kezeléssel és olyan tételekkel, amelyek megfelelnek a ténylegesen nyújtott szolgáltatásnak. A budapesti céges szállás foglalása szabályos ÁFás számlával egyszerű, ha tudod, mit kérj — de a rossz szolgáltató hetekig tartó oda-vissza levelezéssé változtathatja, mielőtt a könyvelőd jóváhagyná.

Havonta 100+ budapesti apartman céges számlázását intézzük, az egyszemélyes elhelyezésektől a többfős csapatok relokációjáig. Ez az, amire a pénzügyi csapatodnak valójában szüksége van, és itt szoktak a legtöbben elakadni.

Mit Kell Valójában Tartalmaznia Egy Magyar Vállalati Szállás ÁFás Számlának

A cégnek kiadott magyar ÁFás számla nem ugyanaz, mint egy nyugta vagy foglalási visszaigazolás. Ahhoz, hogy a cég könyvelésében és adott esetben ÁFA-visszaigénylésnél is használható legyen, tartalmaznia kell:

• A cég teljes cégnevét és székhely címét — pontosan úgy, ahogy a cég saját cégnyilvántartási dokumentumaiban szerepel, nem egy kereskedelmi névvel.
• A cég EU ÁFA-számát vagy magyar adószámát — ez szükséges ahhoz, hogy a számla cégnek, ne magánszemélynek kerüljon kellően kiadva.
• A szolgáltatás világos leírását — szállás dátumai, az apartman címe vagy hivatkozása, és a számlázási időszak, nem csak egy összevont „szolgáltatás nyújtása” sor.
• Helyes ÁFA-kezelést — a magyarországi rövidtávú szállás általában magyar ÁFA köteles, függetlenül attól, hogy a fizető cég hol van bejegyezve; egy ebben járatlan szolgáltató néha tévesen 0%-os kulccsal próbálja számlázni.
• Folyamatos számlasorszámot és kibocsátási dátumot — ez szükséges a magyar adómegfeleléshez és a saját audit nyomvonalatokhoz is.

Ha bármelyik hiányzik, a pénzügyi csapatod valószínűleg visszautasítja a számlát, vagy egy javított változat után kell futáskát adnia a szolgáltatónak — ez a leggyakoribb oka a céges költségtérítések elhúzódásának.

Céges Számla vs Személyes Foglalás: Miért Számít

Sok budapesti céges apartmant még mindig úgy foglalnak, ahogy egy szabadságra utázó foglal rövid szállást: egy OTA-n keresztül, személyes kártyával, olyan nyugtával, amin semmilyen cégadat nincs feltüntetve. Ez egy hétvégére működik. Akkor omlik össze, amikor egy munkavállaló megpróbálja elszámolni három hónap szállását, és a pénzügy egy olyan számlát kér, ami sosem készült el.

Ha egy olyan szolgáltatóval foglalsz, amelyik alapértelmezésben céges számlát állít ki — nem személyes nyugtát — az első naptól kezdve, ezt teljesen elkerülheted. Ez azt is jelenti, hogy a számla már kezdettől fogva a cégnek szól, nem utólag kell átíratni — amit sok szolgáltató már nem tud megtenni, miután a foglalás lezárult.

Mit Kérdezzen a Pénzügy, Mielőtt Foglalnának

Mielőtt megerősítenétek egy budapesti céges apartmant, érdemes, hogy a HR vagy a beszerzés írásban tisztázza a szolgáltatóval a következőket:

• Ki tudtok-e állítani ÁFás számlát a cégünk nevére, a mi adószámunkkal, már az első foglalástól kezdve?
• Havonta állítjátok ki a számlákat, vagy csak a tartózkodás végén egyszer? (A havi számlázás a szokásos 4–6 hétnél hosszabb tartózkodásoknál, és ez illeszkedik a legtöbb cég könyvelési ciklusához.)
• Szétválasztható-e a számlán a szállás, a takárítás és bármilyen kiegészítő szolgáltatás külön tételként, ha a könyvelésünk ezt igényli?
• Mennyi idő telik el általában a számlázási időszak vége és a számla kibocsátása között?
• Van-e külön kapcsolattartó a számlázási kérdésekhez, elkülönítve a foglalási vagy vendégszolgálati kapcsolattartótól?

Egy szolgáltató, aki habárózás nélkül válaszol mind az öt kérdésre, már sokszor csinálta ezt. Aki „egyeztetnie kell a könyvelővel” alapkérdéseknél, az figyelmeztető jel egy többhónapos elhelyezésnél.

Hogyan Kezeli Ezt a LifeSpace

A hivatalos magyar céges számlázás minden LifeSpace céges foglalásnál elérhető, nem külön kérésre. Amikor a HR vagy a pénzügy elküldi a cég teljes nevét, székhely címét és adószámát bejelentkezés előtt, már az első számlázási ciklustól szabályos ÁFás számlát állítunk ki, a cég nevére, nem az utazó munkavállalóéra. Négy hétnél hosszabb tartózkodások esetén alapértelmezésben havonta számlázunk, a szállást és a kiegészítő szolgáltatásokat külön tételezve, hogy illeszkedjék a szokásos céges könyvelési ciklusokhoz. Olvasd el bővebb Budapesti Vállalati Szállás GYIK cikkünket a relokációs koordinátorok által leggyakrabban feltett egyéb kérdésekhez.

Gyakori ÁFÁs Számla Hibák, Amik Késųtetik a Költségtérítést

Néhány minta újra és újra felbukkan azoknál a cégeknél, akik hozzánk váltanak egy rossz tapasztalat után:

• A számla a munkavállaló, nem a cég nevére szólt — ami azt jelenti, hogy kézi újrakibocsátás nélkül nem számolható el céges költségként.
• Az ÁFA hibásan lett felszámítva — vagy kimaradt, amikor fel kellett volna számítani, vagy rossz kulccsal számították fel, mindkettő korrekciós folyamatot indít el az adóhatóságnál.
• A számlázási időszak nem egyezik a tényleges tartózkodási dátumokkal — ez gyakori olyan szolgáltatóknál, akik a foglalás végén egyben számláznak a pontos be- és kijelentkezési dátumok követése helyett.
• Nincs folyamatos számlasorszámozás — ez piros zászló bármilyen külső audit során, mivel a magyar adószabályok ezt megkövetelik.

Gyors Válaszok Pénzügyi Csapatoknak

Szólhat-e egy budapesti apartman számla külföldi cégnek?

Igen. Magyar ÁFás számla bármely EU-s vagy nemzetközi cégnek kibocsátható, feltéve, hogy a helyes cégadatokat és ÁFA-/adószámot megadjátok a számla kibocsátása előtt.

Magyar ÁFA vonatkozik-e a céges szállásra, függetlenül attól, hol van bejegyezve a cég?

Általában igen — a Magyarországon nyújtott rövidtávú szállás ott adózik, ahol a szolgáltatást fizikailag nyújtják, nem ott, ahol a fizető cég be van jegyezve. Mindig egyeztesd a jelenlegi kezelést saját adótanácsadódokkal a konkrét helyzetetekre vonatkozóan.

Mennyivel előre küldjük el a cégadatokat a számlázáshoz?

Bejelentkezés előtt, lehetőleg már a foglaláskor. Egy számla utólagos átírása a tartózkodás befejeződése után gyakran nem lehetséges, érdemes tehát ezt még a munkavállaló megérkezése előtt, nem az első számla esedékességekor tisztázni.

2019 óta kezelünk budapesti ingatlanokat, és csapatunk 2 órán belül válaszol a számlázással és céges foglalásokkal kapcsolatos kérdésekre. Látogass el vállalati szállás oldalunkra az aktuális elérhetőségért, vagy küldd el közvetlenül a cégetek igényeit, és foglalás előtt tisztázzuk a számlázási beállításokat.